POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 2 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
TABLA DE CONTENIDO
1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN………………………………………………………………………………………..4
1.1. Alcance…………………………………………………………………………………………………………………………………. 4
1.2. Normatividad Aplicable……………………………………………………………………………………………………………. 5
2. DEFINICIONES……………………………………………………………………………………………………………………………… 5
2.1. Autorización:………………………………………………………………………………………………………………………….. 5
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos
personales…………………………………………………………………………………………………………………………………… 5
2.2. Base de Datos:………………………………………………………………………………………………………………………. 5
2.3. Dato personal:…………………………………………………………………………………………………………………………5
2.3.1. Dato público:………………………………………………………………………………………………………………………..6
2.3.2. Dato semiprivado:…………………………………………………………………………………………………………………6
3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS………………………………………………………………………………….7
3.1. Principio de Legalidad:……………………………………………………………………………………………………………..7
3.2. Principio de Finalidad:………………………………………………………………………………………………………………8
3.3. Principio de Libertad:………………………………………………………………………………………………………………. 8
3.4. Principio de Veracidad o Calidad:………………………………………………………………………………………………8
3.5. Principio de transparencia:………………………………………………………………………………………………………. 8
3.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida:…………………………………………………………………………….8
3.7. Principio de Seguridad:…………………………………………………………………………………………………………….9
3.8. Principio de Confidencialidad:……………………………………………………………………………………………………9
4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES…………………………………………………………………………….. 9
5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL………………………………………………10
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO……………………………………………………………………………………………..10
7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS…………………………………………………………… 11
8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS………………………………………………………………………………………………..11
9. DERECHOS DE LOS TITULARES…………………………………………………………………………………………………..11
10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES…………………………………………………………………………………… 13
11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO…………………………………………………………………13
12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO…………………………………………………………………… 15
13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS…………………………………………………………………………………… 16
14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR…………………………………………… 16
15. TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA…………………………………………..19
16. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN SISTEMAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL (IA)…………19
17. MEDIDAS DE SEGURIDAD…………………………………………………………………………………………………………. 20
18. COOKIES O WEB BUGS…………………………………………………………………………………………………………….. 20
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 3 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
19. LINEAMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES DE SEGURIDAD…22
20. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS…………………………24
21. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES…………………………………………………………25
22. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES…………………………. 25
23. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS………………………………………………………………………………….. 26
24. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD………………………………………………………………… 27
25. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES………………………………………………………..27
26. GESTIÓN DE DOCUMENTOS………………………………………………………………………………………………………28
27. VIGENCIA…………………………………………………………………………………………………………………………………..28
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 4 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política de tratamiento de datos personales se desarrolla en cumplimiento de los
artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como, con fundamento en los artículos 17
literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones
generales para la Protección de Datos Personales, y en cumplimiento del artículo
2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que
sean objeto de tratamiento por el Responsable del tratamiento.
1.1. Alcance
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, AUTOMAS
COMERCIAL LTDA informa a los titulares de datos personales (clientes, empleados,
contratistas, proveedores, usuarios y terceros en general) que, en desarrollo de su objeto social
y de sus relaciones comerciales, recolecta, almacena, usa, circula y elimina datos personales a
través de distintas razones sociales vinculadas, cuya información se centraliza y administra en
bases de datos bajo la responsabilidad de AUTOMAS COMERCIAL LTDA.
Las siguientes empresas recolectan datos personales en el marco de sus actividades
operativas, los cuales reposan en una base de datos administrada por AUTOMAS
COMERCIAL LTDA, quien actúa como responsable y/o Encargado del Tratamiento, según el
caso:
1. CDA AUTOMAS LTDA – NIT 900.135.344-3
2. AUTOMAS COMERCIAL LTDA – NIT 900.230.826-8
3. CAR’S S.A.S. – NIT 900.118.287-1
4. AUTOMAS PERITAR S.A.S. – NIT 900.871.356-8
5. CONTROL AUTOS DE GIRARDOT S.A.S. – NIT 900.554.151-6
6. ENLACE CDA SAS – NIT 830.513.179-2
7. GRUPO AUTOPOR SAS – NIT 901.214.167-9
8. CONTROL AUTOS DE FUSAGASUGÁ SAS – NIT 900.336.502-3
9. CDA REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE GASES FUSAGASUGÁ S.A.S. – NIT
901.227.244-4
10. MOTO CDA FUSAGASUGÁ SAS – NIT 901.567.495-4
11. INVERSIONES P&P COLOMBIA SAS – NIT 901.238.535-1
12. CDA METROPOLITANO S.A. – NIT 900.134.979-5
13. CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTRIZ CAJICÁ S.A.S. – NIT 900.113.654-7
14. INVERSORA SAN PEDRO SAS – NIT 900.790.135-9
15. CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR DEL PRADO S.A.S. – NIT 901.519.694-9
16. CDA MOTOMAS LTDA – NIT 900.179.610-7
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 5 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
17. CDA COTA SAS – NIT 901.619.347-7
18. CALE FONTIBÓN SAS – NIT 901.133.156-1
AUTOMAS COMERCIAL LTDA implementa medidas técnicas, legales y organizacionales para
proteger la información recolectada y garantizar el cumplimiento de los principios y derechos
consagrados en la normativa colombiana de protección de datos personales.
1.2. Normatividad Aplicable
– Constitución Política de Colombia
– Ley 1581 de 2012
– Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos:
·Decreto 1377 de 2013
·Decreto 886 de 2014
– Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data”.
– Actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012
y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto
1377 de 2013).
2.1. Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de
datos personales.
2.2. Base de Datos:
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
2.3. Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en públicos, semiprivados, privados y
sensibles:
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 6 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
2.3.1. Dato público:
Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que
no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o del servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.3.2. Dato semiprivado:
Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o
divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la
sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera,
crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
2.3.3. Dato privado:
Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para
su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa.
2.3.4. Dato sensible:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
2.4. Encargado del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
2.5. Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida
sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2.6. Responsable de administrar las bases de datos:
Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del
tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos específica; así como de
poner en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de
Protección de datos.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 7 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
2.7. Oficial de protección de Datos:
Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en
protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el
ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
2.8. Titular:
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2.9. Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.10. Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el
tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de
las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.11. Transferencia:
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de
datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un
receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.12. Transmisión:
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento
determinado por el encargado por cuenta del responsable.
3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece unos principios para el tratamiento de datos
personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo,
interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los
siguientes:
3.1. Principio de Legalidad:
El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la
Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de
2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
3.2. Principio de Finalidad:
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley,
la cual debe ser informada al Titular.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 8 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
3.3. Principio de Libertad:
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos
requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser
consultado con posterioridad.
3.4. Principio de Veracidad o Calidad:
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
3.5. Principio de transparencia:
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del
tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la
autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y
expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
– El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
– El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando
éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
– Los derechos que le asisten como Titular.
– La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del
tratamiento.
3.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida:
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales,
de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento
solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la
Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet
y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la Ley.
3.7. Principio de Seguridad:
La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del
tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 9 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la
responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en
conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los
usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del tratamiento deben
conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones.
Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad,
de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación
de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del
responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
3.8. Principio de Confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda
al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la
misma.
4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales
se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados como
excepción en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con
antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, AUTOMAS
COMERCIAL LTDA solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y
tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos
medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la
autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.4. sección 2 del
capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
– Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
– Datos de naturaleza pública.
– Casos de urgencia médica o sanitaria.
– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
– Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 10 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por AUTOMAS
COMERCIAL LTDA, a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la
manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios:
– Por escrito.
– De forma oral.
– Mediante canales automatizados.
– Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que
otorgó la autorización.
AUTOMAS COMERCIAL LTDA, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del
dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando
estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c) Los derechos que le asisten como Titular;
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono AUTOMAS COMERCIAL
LTDA.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es AUTOMAS
COMERCIAL LTDA, cuyos datos de contacto son los siguientes:
– Dirección: CL 134 46 25, BOGOTÁ D.C – DISTRITO CAPITAL
– Correo electrónico: servicioalcliente@automas.com.co
– Teléfono: 6263583 – 3158365888
7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
AUTOMAS COMERCIAL LTDA, en el desarrollo de su objeto social, lleva a cabo el tratamiento
de datos personales relativos a personas naturales contenidos en bases de datos destinadas a
fines legítimos, en cumplimiento de la Constitución y la Ley. Dicho tratamiento incluye la
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 11 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
recolección, almacenamiento, uso, circulación o destinación final conforme a las finalidades
autorizadas por el Titular.
El PDP-D-06 FINALIDADES BASE DE DATOS del presente documento, contiene la
información relativa a las distintas bases de datos responsabilidad de la organización y las
finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento.
8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo
necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento de acuerdo con el
artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto 1074 de 2015 y de las normas especiales que regulen la
materia, también se tendrán en cuenta las normas vigentes relacionadas con el periodo de
conservación.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos pueden ejercer
una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. El Titular de los
datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto
en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la
ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 12 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
De conformidad con el articulo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015, Estos derechos podrán
ejercerse por las siguientes personas.
1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el Responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén
facultadas para representarlos
9.1. Derecho de acceso o consulta
Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa
solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
9.2. Derechos de quejas y reclamos
La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
– Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o
modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan
a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
– Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten
inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
– Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización
previamente otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
– Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el
incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
9.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del
tratamiento
El titular o causahabiente podrá solicitar el soporte físico o digital del otorgamiento de la
autorización para el tratamiento de datos personales.
9.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 13 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y
Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el
Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.
10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
AUTOMAS COMERCIAL LTDA de acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza
Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios
señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015
(Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y
requisitos:
1. Que el uso del dato responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes.
2. Que en el uso del dato se asegure el respeto de sus derechos fundamentales del
menor.
Cumplidos los anteriores requisitos, AUTOMAS COMERCIAL LTDA solicitará al representante
legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad
para entender el asunto. El Responsable y/o Encargado velará por el uso adecuado de los
datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidos en la
Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles
recolectados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad en el tratamiento de la
información.
11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
AUTOMAS COMERCIAL LTDA en calidad de Responsable del Tratamiento cumplirá los
siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente Política y
en otras que rijan su actividad:
11.1. Frente al Titular:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 14 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
ley;
e) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
11.2. Frente al Encargado:
a) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
b) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada;
c) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado
del Tratamiento;
d) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo;
e) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
f) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular;
g) Velar porque los Encargados del Tratamiento, den cabal cumplimiento a las Políticas de
Tratamiento de Datos.
11.3. Frente a los principios y otras obligaciones:
a) Observar los principios Legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia,
acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad
b) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios y en especial, lo
relativo a la atención de consultas y reclamos;
c) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
d) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 15 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
AUTOMAS COMERCIAL LTDA en calidad de Encargado del Tratamiento cumplirá los
siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente Política y
en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los
términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos
por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se
regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso
a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 16 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
y Comercio.
m) Cumplir con las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de los Responsables del
Tratamiento.
13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS
Para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos
personales, AUTOMAS COMERCIAL LTDA ha designado un Oficial de protección de datos.
Los Titulares de los datos podrán remitir sus peticiones o consultas a través de los siguientes
canales:
Correo electrónico: servicioalcliente@automas.com.co
Dirección: CL 134 46 25, BOGOTÁ D.C – DISTRITO CAPITAL.
Teléfonos: 6263583 – 3158365888
14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR
14.1. Derecho de acceso o consulta
AUTOMAS COMERCIAL LTDA garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos
personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto
1074 de 2015):
1. Al menos una vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la
información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, AUTOMAS
COMERCIAL LTDA podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso,
certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos
de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, AUTOMAS COMERCIAL LTDA
demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el
soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercer el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un
escrito dirigido a AUTOMAS COMERCIAL LTDA enviado, mediante correo electrónico a:
servicioalcliente@automas.com.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o
consulta”, o a través de correo postal remitido a CL 134 46 25, BOGOTÁ D.C. La solicitud
deberá contener los siguientes datos:
– Nombre y apellidos del Titular.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 17 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
– Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo
representa, así como del documento que acredite tal representación.
– Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
– Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
– Documentos que sustenten la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para
recibir la información solicitada:
– Visualización en pantalla.
– Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
– Correo electrónico u otro medio electrónico.
– Otro mecanismo técnico, digital o electrónico que disponga AUTOMAS COMERCIAL
LTDA.
Una vez recibida la solicitud, AUTOMAS COMERCIAL LTDA resolverá la consulta en un plazo
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando
no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
14.2. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercer los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un
escrito dirigido a AUTOMAS COMERCIAL LTDA enviado, mediante correo electrónico a
servicioalcliente@automas.com.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de queja o
reclamo”, o a través de correo postal remitido a CL 134 46 25, BOGOTÁ D.C. La solicitud
deberá contener los siguientes datos:
– Nombre y apellidos del Titular.
– Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo
representa, así como del documento que acrediten tal representación.
– Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección,
supresión, revocación o infracción.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 18 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
– Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
– Documentos que sustenten la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando
corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses
desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
AUTOMAS COMERCIAL LTDA resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince
(15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible
atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
14.3. Facultados para recibir información
AUTOMAS COMERCIAL LTDA suministrará la información de los Titulares de sus datos a las
siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la
Ley 1581 de 2012:
· A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
· A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial;
· A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
14.3.1. Verificación de la facultad para solicitar o recibir información
Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes
documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de
acuerdo con los siguientes casos:
· Titular: Copia del documento de identidad.
· Causahabiente: Documento de identidad del solicitante, registro civil de defunción del
Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 19 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
del Titular.
· Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad del solicitante, documento
que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y copia del documento de identidad del
Titular.
15. TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
AUTOMAS COMERCIAL LTDA informará a las personas sobre la existencia de sistemas de
videovigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los titulares e
instalados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares
que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. En estos avisos informará
quién es el Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos del
Titular, los canales habilitados para ejercer los derechos del Titular, así como, dónde se
encuentra publicada la Política de Tratamiento de Datos Personales.
De otra parte, conservará las imágenes solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir
con la finalidad e inscribirá la base de datos que almacena las imágenes en el Registro
Nacional de Bases de Datos.
El acceso y divulgación de las imágenes solo se permitirá por solicitud de una autoridad judicial
o administrativa en ejercicio de sus funciones, quien deberá requerirlo por escrito. En
consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta será tratada con la finalidad
establecida por el Responsable del Tratamiento.
16. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN SISTEMAS DE INTELIGENCIA
ARTIFICIAL (IA)
AUTOMAS COMERCIAL LTDA podrá emplear tecnologías de Inteligencia Artificial (IA) para el
tratamiento de datos personales, siempre que se limite a los tratamientos y las finalidades
establecidas en la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada por el Titular,
y cumpla con las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus normas
complementarias.
Sin embargo, la organización se abstendrá de usar sistemas de inteligencia artificial (IA),
cuando se determine que el procesamiento de los datos personales representa un riesgo de
afectar significativamente al Titular de los datos, una vez analizados los criterios de idoneidad,
necesidad, razonabilidad y proporcionalidad descritos en la Circular 002 de 2024 de la
Superintendencia de Industria y Comercio.
El uso de estas herramientas deberá contemplar los principios de legalidad, finalidad, libertad,
veracidad, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada, además de contar con
medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas suficientes para prevenir accesos
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 20 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
no autorizados, manipulación indebida, pérdida o uso fraudulento de la información personal de
los Titulares.
17. MEDIDAS DE SEGURIDAD
AUTOMAS COMERCIAL LTDA, se compromete a proteger todos los datos personales y
sensibles que gestiona, adoptando medidas de seguridad adecuadas para garantizar su
confidencialidad, integridad y disponibilidad en todo momento. Los datos sensibles incluyen,
pero no se limitan a, información relacionada con la salud, datos financieros, información
biométrica, así como cualquier otro dato clasificado como sensible conforme a la normativa
vigente.
Con el objetivo de salvaguardar la seguridad y privacidad de los datos sensibles, la
organización ha implementado un conjunto de medidas de control específicas dentro de la
presente política y el “PDP-D-03 ORGANIZACIÓN BASE DE DATOS”, que incluyen, pero no se
restringen a: cifrado de la información tanto en tránsito como en reposo, autenticación
multifactorial para el acceso a sistemas que almacenan o procesan datos sensibles,
segregación de redes para minimizar riesgos de exposición, y auditorías periódicas para
verificar el cumplimiento de las políticas internas. Así mismo, se ha capacitado al personal en el
manejo adecuado de estos datos y se realizan pruebas de penetración y vulnerabilidad de
manera regular. AUTOMAS COMERCIAL LTDA, también cuenta con un plan de respuesta ante
incidentes que contempla procedimientos específicos para la contención y mitigación de
posibles brechas de seguridad en datos sensibles.
Por otra parte, AUTOMAS COMERCIAL LTDA, mediante la suscripción de los correspondientes
contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la
implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y
confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
18. COOKIES O WEB BUGS
AUTOMAS COMERCIAL LTDA puede recolectar información personal de sus usuarios durante
el uso de su página web, aplicación o páginas vinculadas (Landing Page). Los usuarios tienen
la opción de almacenar esta información personal en dichas plataformas para facilitar las
transacciones y los servicios ofrecidos por AUTOMAS COMERCIAL LTDA y/o sus portales
vinculados.
Para ello, AUTOMAS COMERCIAL LTDA utiliza diversas tecnologías de seguimiento y
recopilación de datos, como cookies propias y de terceros. Estas cookies funcionan como
herramientas de análisis que permiten a los propietarios de sitios web y aplicaciones entender
cómo interactúan los visitantes con sus plataformas. Estas herramientas pueden usar cookies
para recopilar información y generar estadísticas de uso sin identificar personalmente a los
usuarios.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 21 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
La información recopilada permite analizar patrones de navegación, ofrecer servicios
personalizados y facilitar diversas funciones, como la autenticación del usuario, el recuerdo de
preferencias de uso y la presentación de ofertas personalizadas. Asimismo, AUTOMAS
COMERCIAL LTDA puede emplear esta información para analizar el desempeño de sus
plataformas y servicios, combinarla con otros datos personales que posea y compartirla con
entidades autorizadas, siempre en cumplimiento de la normativa aplicable.
Si un usuario no desea que su información personal sea recolectada mediante cookies, puede
modificar las preferencias de su navegador web. No obstante, es importante tener en cuenta
que, al desactivar las cookies, algunas funcionalidades de la página web, la aplicación o las
páginas vinculadas podrían no estar disponibles o funcionar de manera limitada.
Los usuarios pueden permitir, bloquear o eliminar las cookies instaladas en sus dispositivos
configurando las opciones de su navegador tales como:
· Google Chrome
· Safari
· Microsoft Edge
· Samsung Internet
· Opera
· Mozilla Firefox
· Android Browser
· Internet Explorer
· UC Browser
· Brave
De acuerdo con la preferencia en la navegación del usuario, el sitio web de AUTOMAS
COMERCIAL LTDA podrá:
Instalar en su dispositivo cookies necesarias para permitir el funcionamiento, acceso y
navegación seguros, también podrá utilizar cookies funcionales para evaluar y mejorar nuestro
desempeño con el fin de brindarle una mejor experiencia como cliente en el Sitio.
Instalar en su dispositivo cookies propias o de terceros para fines analíticos, tenga en cuenta
que podrá eliminarlas desde las opciones del navegador.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 22 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
Al aceptar todas las cookies el usuario da su consentimiento para almacenar, acceder y
procesar los datos sobre su visita al sitio web. Con la opción personalizar el usuario podrá
conocer las distintas cookies que recopilan información y podrá activar o desactivar su
seguimiento, excepto las cookies esenciales.
Categorías:
Marketing: Recopilan información sobre el comportamiento de navegación para mostrar
anuncios que sean relevantes.
Estadística: Son aquellas que permiten comprender cómo interactúan los usuarios con las
páginas del sitio web y así realizar el análisis estadístico de los servicios que se prestan.
Analíticas: Recogen información del uso que se realiza del sitio web, permiten el seguimiento
y análisis del comportamiento de los usuarios de los sitios web a los que están vinculadas y así
ofrecerte una mejor experiencia.
Esenciales: Estas cookies son necesarias para que el sitio web funcione y no se pueden
desactivar en nuestros sistemas, se utilizan estrictamente para proporcionar un servicio en
línea.
19. LINEAMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES DE
SEGURIDAD
AUTOMAS COMERCIAL LTDA cuenta con un procedimiento de reporte de incidentes para la
comunicación y notificación, entre los colaboradores, oficial de protección de datos personales,
encargados de tratamiento, Titulares de los datos, ente de vigilancia y control, así como, los
entes judiciales: para la gestión y respuesta ante incidentes de seguridad desde el momento en
que son detectados con el fin de ser evaluados y gestionar las vulnerabilidades identificadas,
asegurando que los sistemas, redes, y aplicaciones son lo suficientemente seguros.
Todos los usuarios y responsables de administrar bases de datos, así como, cualquier persona
que tenga relación con la recolección, el almacenamiento, uso, circulación o cualquier
tratamiento o consulta de las bases de datos, deberá conocer el procedimiento para actuar en
caso de incidentes de seguridad para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad
de la información contenida en las bases de datos que se encuentran bajo su responsabilidad.
Algunos ejemplos de incidencias de seguridad son: caída de sistemas de seguridad que
permita el acceso a los datos personales a personas no autorizadas, el intento no autorizado
de la salida de un documento o soporte, la pérdida de datos o la destrucción total o parcial de
soportes, el cambio de ubicación física de bases de datos, el conocimiento por terceras
personas de contraseñas, la modificación de datos por personal no autorizado, entre otros.
En caso de presentarse un incidente de seguridad, el equipo o Comité de respuesta tendrá en
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 23 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
cuenta los siguientes criterios:
Estrategia para identificar, contener y mitigar los incidentes de seguridad.
· Aplicar las medidas para contener y revertir el impacto que puede tener el
incidente de seguridad.
· Evaluar adecuadamente el incidente de seguridad y su impacto en los Titulares
de la información.
· Verificar los requisitos legales o contractuales con proveedores de servicios
asociados al incidente de seguridad.
· Determinar el nivel de riesgo para los Titulares de la Información y notificar la
ocurrencia.
· Verificar los roles y responsabilidades del personal responsable de la
operación de la información o datos afectados.
Línea de tiempo para la gestión del incidente de seguridad.
Aplicar el procedimiento para atender los incidentes de seguridad, de acuerdo con parámetros
que permitan una adecuada gestión y mitigación de impacto. Verificar de acuerdo con la
evaluación del incidente de seguridad, la necesidad de notificar a entidades, tales como: la
Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, Gaula, Policía Nacional,
Superintendencia Financiera de Colombia, Centro Cibernético Policial, colCERT; CSIRT
Policial, CSIRT Asobancaria, CSIRT Sectorial, entre otras.
Progreso del reporte del incidente de seguridad
Realizar monitoreo en la gestión estableciendo plazos, evaluar su progreso e identificar los
posibles puntos conflictivos que se puedan generar en el manejo del incidente de seguridad.
Evaluación de respuesta ante el incidente de seguridad
Una vez se haya gestionado y controlado el incidente de seguridad, el equipo de respuesta
deberá revisar las acciones ejecutadas para contenerlo y realizar los ajustes pertinentes para
implementar plan de mejora.
Acciones implementadas y planes de mejora
Establecer las acciones necesarias para mitigar el impacto del incidente de seguridad y evitar
que vuelva a ocurrir, mediante acciones correctivas y preventivas, así como, planes de mejora
que debe adoptar el equipo de respuesta.
Revisión
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 24 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
Evaluación de las causas que ocasionaron el incidente de seguridad y el éxito de su gestión
para valorar la efectividad de los controles y acciones implementadas. Documentar las
lecciones aprendidas para tenerlas presentes en futuras ocasiones.
Documentación y reporte ante el ente de vigilancia y control
Documentar en un registro interno la información relacionada con el incidente de seguridad, así
como, elaborar informe con soportes de las acciones adelantadas que deberá ser radicado
ante Superintendencia de Industria y Comercio, a través del RNBD dentro de los 15 días
hábiles siguientes de haber sido detectado del incidente.
20. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
AUTOMAS COMERCIAL LTDA ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los
datos personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la
implementación de la PL-02 Políticas Internas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema
de gestión de riesgos junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su
administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la
cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren
que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la
debida prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares.
El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recurso
humano, infraestructura y procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las
amenazas, con el fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo que, para garantizar la protección de
datos personales se tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y externas, los
diferentes niveles de autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de
ocurrencia de cualquier tipo de evento o acción que puede producir un daño (material o
inmaterial), tales como:
– Criminalidad: Entendida como las acciones, causadas por la intervención humana, que violan
la ley y que están penalizadas por ésta.
– Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como, los
eventos indirectamente causados por la intervención humana.
– Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u
omisiones por parte de las personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Al mismo
tiempo son las amenazas menos predecibles porque están directamente relacionado con el
comportamiento humano.
AUTOMAS COMERCIAL LTDA en el programa de gestión de riesgo implementará las medidas
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 25 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
de protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.
21. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial se soliciten a AUTOMAS COMERCIAL LTDA acceso y/o entrega de datos de
carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de
la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la
autoridad. Para la entrega se utilizara un documento entregando los datos solicitados bajo la
advertencia que la autoridad deberá garantizar la confidencialidad, seguridad, acceso y
circulación restringida de dichos datos, precisando la obligación de garantizar los derechos del
Titular. Dicho documento deberá enviarse a canales físicos o electrónicos institucionales de la
entidad requirente.
22. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
AUTOMAS COMERCIAL LTDA realizará transferencia de datos personales a países que
proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un
nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la
Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán
ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no
regirá cuando se trate de:
– Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca
para la transferencia.
– Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por
razones de salud o higiene pública.
– Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
– Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República
de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
– Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable
del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente
con la autorización del Titular.
– Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
En los casos en los cuales sea necesaria la transferencia de los datos y el país de destino no
se encuentre en el listado de países considerados como puertos seguros señalados por la
Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá gestionar ante el mismo ente una
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 26 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
declaración de conformidad relativa a la aprobación para la transferencia internacional de datos
personales.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre AUTOMAS
COMERCIAL LTDA y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por
cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento,
siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales. Este contrato de
transmisión de datos personales deberá suscribirse entre el Responsable y el Encargado para
definir el alcance del tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, así
como, las actividades que el encargado realizará por cuenta del Responsable y las
obligaciones del Encargado para con el titular. Adicionalmente, el Encargado deberá cumplir
con las siguientes obligaciones y aplicar las normas vigentes en Colombia en materia de
protección de datos.
1. Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los
principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
Las anteriores condiciones fijadas para las transmisiones de datos internacionales, también le
serán aplicables a las transmisiones de datos nacionales.
23. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS
Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por
motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de
acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación
capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de
las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder
establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto.
La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad
técnicas que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas
de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de
la información de los titulares.
24. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD
AUTOMAS COMERCIAL LTDA cuenta con la inscripción de la información de sus bases de
datos y realizara anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo la actualización del
inventario de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) habilitado por
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 27 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
la Superintendencia de Industria y Comercio para el efecto.
El Registro Nacional de Bases de Datos, es un directorio público de las bases de datos
personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia
de Industria y Comercio, de acuerdo con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1581 de
2012.
En tal sentido, los Titulares de los datos y cualquier interesado podrá consultar la información
mínima prevista en el artículo 5 del Decreto 886 de 2014 con el fin de facilitar el ejercicio de sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y/o revocar la autorización.
25. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva
y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital
importancia para AUTOMAS COMERCIAL LTDA. Por ello, hemos establecido políticas,
lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán
cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de AUTOMAS
COMERCIAL LTDA cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y
disponibilidad de la información y datos personales.
Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento,
destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas
tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: circulación y
almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos
seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información
sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de
software, entre otros.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo
contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad
de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los
datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a
los titulares establecidos en AUTOMAS COMERCIAL LTDA. En todo caso, adoptamos
compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad,
integridad y privacidad de los datos almacenados.
26. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que contengan datos personales bajo responsabilidad de AUTOMAS
COMERCIAL LTDA deben ser fácilmente recuperables, es por ello que la organización debe
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 28 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
dejar documentado el lugar donde reposan los documentos tanto físicos como digitales, se
deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, se debe
garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se llevará a
cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de
almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de
los documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario
AUTOMAS COMERCIAL LTDAlo definirá de acuerdo a sus necesidades, así mismo deberá
tener claro la disposición final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva,
se digitaliza entre otros.
A fin de que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán
actualizados y modificados por el personal responsable de AUTOMAS COMERCIAL LTDA,
esta modificación se efectuará siempre y cuando sea necesario; para la eliminación de un
documento se debe tener la justificación para ello descrita en el histórico el cual se encuentra
en la parte inferior de todos los documentos.
Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser
protegidos por agentes externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los
lineamientos descritos en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad.
La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuará AUTOMAS
COMERCIAL LTDA, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre
otros se especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le
entregó la información.
AUTOMAS COMERCIAL LTDA deberá designar un responsable de garantizar la
confidencialidad de los datos personales de los titulares, este será quien custodie documentos,
garantice su protección tanto física como digital, evite alteraciones de la información, así mismo
garantizará que los documentos que salgan de su custodia sean identificados y fácilmente
trazables.
27. VIGENCIA
La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2025-05-29, las bases de datos
responsabilidad de AUTOMAS COMERCIAL LTDA serán objeto de tratamiento durante el
tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades para la cual fueron
recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada por los Titulares de los datos
personales.
CONTROL DE CAMBIOS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Página 29 de 29
PDP-D-01
Versión 01
2025-06-11
Versión Fecha de
actualización Cambio realizado
01 2025-06-11
Se reinicia documento por creación del proceso de Protección de Datos
Personales, adicional se realiza actualización jurídica y técnica general del
documento, cambio en el nombre del documento.
